Cosa sono gli eventi sostenibili e come si organizzano? Gli eventi pensati per avere un impatto ridotto sull’ambiente, sulle persone e sulla comunità esistono e si stanno diffondendo, come un settore di attività economica a sé. Ne parliamo in questo articolo, partendo dalla definizione di evento sostenibile e presentando caratteristiche e esempi.
Eventi sostenibili: una definizione
Gli eventi sostenibili sono progettati, pianificati e realizzati per ridurre al minimo l’impatto dell’evento stesso sull’ambiente, la comunità in cui l’evento si svolge e le persone. Appuntamenti di questo genere vengono organizzati utilizzando:
- strategie di definizione del concept e pianificazione;
- tecniche di gestione delle risorse e programmazione delle attività;
- criteri di valutazione degli impatti;
- strategie di comunicazione,
che tengano conto delle conseguenze dell’evento stesso in termini di sostenibilità ambientale, sociale e di governance.
La gestione adeguata delle risorse prima, durante e dopo l’evento è uno degli aspetti fondamentali che chi organizza eventi sostenibili prende in considerazione. Si fa riferimento soprattutto alle risorse ambientali, valutando ad esempio:
- I consumi energetici. Chi organizza un evento sostenibile, ad esempio, potrà scegliere fonti di energia rinnovabili o a basse emissioni: ad esempio affittando pannelli fotovoltaici o utilizzando l’illuminazione a LED.
- La riduzione della plastica. Diversi eventi, anche di recente, hanno limitato l’uso della plastica: ad esempio, scegliendo piatti e stoviglie in materiale biodegradabile. La cantante Elisa già da diverso tempo è attenta alla sostenibilità dei suoi concerti, arrivando ad adottare un vero e proprio “Protocollo di sostenibilità” per il tour del 2022. Tra le azioni previste, anche la consegna di bottiglie riutilizzabili ai partecipanti, da ricaricare ai distributori d’acqua.
- La gestione dei rifiuti. Agli eventi, i partecipanti hanno a disposizione indicazioni chiare e aree dedicate alla corretta gestione dei rifiuti, affidandosi anche ad aziende con buone pratiche riconosciute in tema di riciclo. Considera che ogni partecipante a una semplice conferenza produce ogni giorno quasi due kg di rifiuti, secondo i dati pubblicati da MeetGreen.
- La scelta di attrezzature, materiali, supporti. Ridurre o azzerare le stampe cartacee, anche nella fase di spedizione degli inviti o gestione del ticketing, usare proiezioni e QR code, posizionare bagni chimici: sono tutte attività per rendere più sostenibile il tuo evento.
- L’attenzione alla salute di operatori e partecipanti, evitando l’uso di sostanze inquinanti e dannose, ad esempio durante le operazioni di pulizia.
Ci sono però anche altri elementi da considerare perché un evento sia realmente sostenibile. Ad esempio, è fondamentale valutare l’impatto della manifestazione sulla comunità del luogo in cui si svolge. Gli eventi sostenibili:
- Coinvolgono, per quanto possibile, fornitori, professionisti e maestranze locali, per generare crescita sul territorio e diminuire le emissioni legate a trasporti e dalla logistica.
- Incentivano l’uso dei mezzi pubblici, per impattare il meno possibile su traffico e spostamenti, anche attivando forme di collaborazione con enti pubblici e municipalizzate.
- Non lasciano tracce dopo la conclusione dell’evento: né sugli spazi dell’evento, né sull’ambiente circostante.
Ci sono moltissimi altri aspetti da valutare per organizzare eventi davvero sostenibile: nel prossimo paragrafo approfondiamo il tema.
Quattro criteri per organizzarli
In linea con questi principi ,ti proponiamo alcuni criteri e strategie generali che aiutano ad organizzare eventi sostenibili. Eccoli:
- Approccio del ciclo di vita: l’organizzazione della conferenza, della manifestazione, della fiera deve tenere in considerazione tutti gli aspetti del ciclo di vita dell’evento, dalla progettazione all’organizzazione, dalla realizzazione alla fine. In sostanza, si tratta di prendere in esame tutte le fasi dell’evento nei dettagli, per capire come intervenire per ridurne l’impatto ambientale e sociale. Questo tipo di approccio aiuta anche a gestire e valutando le prestazioni, misurando quante risorse sono state utilizzate per l’evento e, di conseguenza, i risultati raggiunti in termini di sostenibilità.
- Criteri di selezione dei fornitori: di solito chi organizza eventi sostenibili adotta un approccio “oltre la norma” nella scelta dei fornitori. Questo significa che i fornitori saranno scelti non solo in base a criteri di performance nell’erogazione di servizi e nella fornitura di materiali, macchinari e tecnologie. Ad essere valutatie saranno anche le loro buone pratiche di gestione ambientale e sostenibilità sociale e nei rapporti con le risorse umane.
- Comunicazione: sia il team organizzativo che i partecipanti e gli altri stakeholder coinvolti, dai fornitori agli sponsor, dovranno conoscere gli obiettivi di sostenibilità dell’evento. L’adozione di una comunicazione efficace è fondamentale per garantire che tutti adottino comportamenti e atteggiamenti improntati a una maggiore sostenibilità ambientale.
- Trasparenza: gli eventi sostenibili devono essere gestiti in modo trasparente, utilizzando indicatori di monitoraggio e risultato che possono essere facilmente verificati dagli esperti esterni di settore ma anche degli stessi partecipanti. L’adozione di standard internazionali per la valutazione della sostenibilità degli eventi può assicurare una migliore misurazione dei risultati e una maggiore coerenza nelle azioni di miglioramento.
Queste indicazioni di strategia, abbinate agli spunti operativi che abbiamo esaminato nel primo paragrafo, possono già offrire una linea guida a chi vuole organizzare eventi sostenibili e misurarne i risultati.
Aziende, enti pubblici, società di produzione in tutto il mondo lo stanno già facendo: il comparto degli eventi sostenibili non è più solo una tendenza, ma un settore economico consolidato.
Esempi di eventi sostenibili
Diversi eventi sostenibili sono già stati realizzati, dimostrando che è possibile organizzare manifestazioni di successo, anche con molti partecipanti, prestando attenzione all’ambiente e alle persone.
Uno degli eventi sostenibili più recenti che ha avuto una particolare risonanza in Italia è stato il Back to the Future Live Tour 2022 di Elisa. Tra le strategie adottate:
- l’eliminazione di bicchieri e bottiglie di plastica, per pubblico e staff;
- la riduzione dei tir utilizzati per il trasporto delle attrezzature da uno a sette;
- la donazione delle rimanenze del catering a associazioni ed enti assistenziali;
- il merchandising in cotone organico;
- la riduzione dei rifiuti, l’utilizzo di materiali riciclabili e il sostegno a progetti di energie rinnovabili.
Oltre alle iniziative dell’industria musicale, ci sono anche esempi di eventi sostenibili nel mondo dei congressi e delle fiere. Uno di questi è il CIBJO Congress a zero emissioni, organizzato per la prima volta nel 2019 in Bahrain. L’evento, dedicato all’industria dei gioielli, ha utilizzato una serie di strategie a basso impatto ambientale, tra cui l’approvvigionamento energetico da pannelli fotovoltaici e l’utilizzo di mezzi di trasporto ecologici. L’evento ha anche istituito un sistema di certificazione sostenibile per gli espositori, offrendo incentivi collegati per promuovere pratiche sostenibili nel settore orafo, durante l’evento e non solo.
Molti altri esempi di eventi sostenibili stanno facendo parlare di loro in tutto il mondo: come il festival di Woodstock nel Regno Unito, che si è impegnato a ridurre il consumo di plastica e a promuovere il riciclo dei materiali. Sempre nel Regno Unito, ma stavolta in Galles, si organizza il Croissant Neuf Summer Party: l’evento si impegna a ridurre l’impronta di carbonio, proponendo ai partecipanti solo cibo biologico, promuovendo l’uso delle biciclette, adottando soluzioni energetiche green e molto altro
Altri esempi di eventi sostenibili includono la Maratona di New York, che ha aumentato gli sforzi per ridurre gli sprechi alimentari e i rifiuti in generale, e il Festival degli Agricoltori del New England, uno dei maggiori eventi del settore negli USA, che ha creato un sistema di compostaggio specifico per ridurre l’impatto ambientale degli scarti alimentari e riutilizzarli nelle coltivazioni.
Inoltre, anche l’industria del turismo sta aprendosi alla sostenibilità, organizzando viaggi e tour sostenibili. In Italia, diverse regioni organizzano tour sostenibili: come il programma “Viaggi del Gusto” in Toscana, che promuove la scoperta di prodotti alimentari e vini a chilometro zero e il supporto dell’agricoltura locale.
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